Gestione Atti e Procedimenti Istituzionali per il Consiglio regionale del Veneto

Utente finale: Consiglio regionale del Veneto

Rilascio in produzione: gennaio 2010

Committente: Vitrociset spa

Motivazioni

Con la diffusione delle nuove tecnologie la Pubblica Amministrazione deve attuare la transazione dall'azione incentrata sul documento cartaceo a quella sul documento elettronico e all'automazione del sistema di gestione del flusso dei processi di lavoro (workflow management system) relativi ai procedimenti e agli atti istituzionali.

Per ragioni di efficienza ed efficacia, è stato deciso di fornire una applicazione (APi: Atti e Procedimenti istituzionali) che possa essere utilizzata su iniziativa utente ma che si integrasse anche con il flusso di lavoro.

L'attività principale di riferimento dell'utente è la produzione di atti legislativi (leggi regionali).

Per informatizzare il flusso relativo all’attività legislativa sono state individuate singole attività nel flusso di lavoro che, quando necessario, vengono richieste agli attori del flusso. Questo al fine di garantire che ogni utente abbia la possibilità di sapere quando e cosa debba fare e di avere gli strumenti corretti (funzionalità dell'applicazione) a disposizione per farlo.

Caratteristiche

Oltre all'esecuzione delle funzioni collegate al flusso di lavoro l'applicazione API ha lo scopo di gestire entità, individuate come fondamentali nelle attività del Consiglio regionale. Esse rappresentano:

• i procedimenti istituzionali e le istruttorie di commissione
  
• la raccolta delle leggi regionali
• le delibere del Consiglio
• le convocazioni, verbali e resoconti delle sedute del Consiglio regionale
  
• le convocazioni, verbali e resoconti delle sedute delle Commissioni consiliari
  

I tipi di procedimenti istituzionali considerati sono:

• Procedimenti legislativi: progetti e disegni di legge regionale, proposte di legge statale, progetti di revisione dello statuto regionale
• Procedimenti amministrativi: proposte di deliberazione amministrativa, pareri alla Giunta regionale, pareri su bilanci di Società controllate, progetti di regolamento interno e esterno
  
• Procedimenti di controllo: Rendicontazioni al Consiglio, Bilanci di società controllate
  
• Atti di indirizzo:
• ispettivo: interpellanze, interrogazioni
  
• politico: mozioni, risoluzioni e ordini del giorno
  

Ad ogni procedimento vengono associati dati strutturati e allegati elettronici (files con documenti word, pdf, excel, etc) anche generati dall'applicazione a partire da modelli predefiniti. I documenti inoltre vengono sincronizzati con il repository documentale centralizzato nel sistema informatico del Consiglio.

Il sistema si integra con l'applicativo di gestione del protocollo per fascicolare automaticammente i documenti gestiti e classificarli secondo quanto definito dal titolario di protocollo.

Ad ogni procedimento, se gestito da attività assegnate ad una commissione consiliare, viene inoltre associata una istruttoria della commissione referente (ed eventuali di parere) a sua volta associata ad un flusso di lavoro personalizzato per tipo di procedimento. Le commissioni possono inoltre gestire anche pratiche non afferenti a procedimenti istituzionali.

L'utilizzo di tali entità viene personalizzato relativamente all'uso di due gruppi di utenze:

• gli utenti della Direzione Rapporti Attività Istituzionali (che coordinano tutte le attività tra Consiglio regionale, Commissioni consiliari, Giunta regionale e altri attori esterni)
  
• gli utenti delle Commissioni consiliari (che attivano le istruttorie di lavoro delle commissioni suddivise per materie di competenza)
  

in modo da fornire una visione per procedimenti istituzionali agli utenti DRAI, una visione per pratiche (istruttorie) agli utenti delle commissioni.

Viene inoltra gestita la pubblicazione sul sito web istituzionale del Consiglio della documentazione relativa alle attività istituzionali (avanzamento delle istruttorie su procedimenti e atti sia nella fase in commissione che in aula consiliare) comprensiva degli ordini del giorno delle convocazioni sia dell'assemblea regionale che delle commissioni consiliari.

Informazioni tecniche

• L'applicazione si integra con il sistema informativo del Consiglio regionale al fine di dialogare (utilizzando un'architetture basata su Web Services via  Enterprise Service Bus) con i servizi di archiviazione documentale e del sistema di protocollazione.

• Si integra inoltre con il sistema di autenticazione unico (Single Sign On), con il sistema di profilazione centralizzata degli utenti (ruoli applicativi) e con il sistema di gestione dell'organigramma utenti/strutture dell'organizzazione.

• E' stato realizzato in ambiente J2EE come applicazione web based con database relazionale (Oracle) ed essendo un'applicazione critica per l'utente finale viene eseguito su un cluster a 4 nodi (Linux Red Hat).

L'applicazione in numeri

L'applicazione è stata rilasciata nel gennaio 2010 recuperando (migrazione) dalle banche dati dei precedenti sistemi legacy i dati delle legislature passate (dove presenti) e della legislatura in corso.

Nei primi 4 anni di utilizzo:

• 150 gli utenti dell'applicazione, di cui la metà (circa 70) con ruoli attivi, il rimanente con accesso in sola visualizzazione.
• più di 3.400 (con 3.000 flussi di lavoro) i procedimenti e atti istituzionali lavorati o in lavorazione
• più di 2.000 (con 1.800 flussi di lavoro) le istruttorie in commissione lavorate o in lavorazione
• 23.000 i documenti (allegati ad atti e procedimenti) trattati
• 2.200 i testi e i dati delle leggi della regione Veneto (banca dati completa)